¿Quiénes están obligados a registrar bases de datos?

 

En comunicado reciente de la Superintendencia de Industria y Comercio, se da claridad frente al tema de quienes tienen la obligación legal de efectuar el registro de bases de datos personales. Para tal efecto, se insiste en que dicha corporación es el ente administrador del Registro Nacional de Bases de Datos, el cual opera como un directorio público de las bases de datos sujetas a tratamiento que operan en el país  de acuerdo a lo establecido en el artículo 25 de la ley 1581 de 2012.

 

Por su parte, el decreto 1074 de mayo de 2015, mediante el cual se reglamenta el sector comercio, industria y turismo dispone, entre otras cosas, quiénes están en la obligación de efectuar el registro de bases de datos personales y cuál es su contenido mínimo: a saber, el artículo 2.2.2.26.1.2 del mencionado decreto establece que tanto las sociedades o entidades sin ánimo de lucro que tengan activos totales superiores a 100.000 Unidades de Valor Tributario UVT como las personas jurídicas de naturaleza pública están en ésta obligación.

 

Respecto de la información mínima que debe contener el Registro Nacional de Bases de Datos el artículo 2.2.2.26.2.1 establece los siguientes:

 

  • Datos de identificación, ubicación y contacto del responsable del tratamiento de la base de datos.

  • Datos de identificación, ubicación y contacto de los encargados del tratamiento de la base de datos.

  • Canales para que los titulares ejerzan sus derechos.

  • Nombre y finalidad de los datos.

  • Forma de tratamiento de la base de datos, ya sea individua o automatizada.

  • Política de tratamiento de la información.

 

Ahora bien,  los plazos establecidos para que los sujetos hagan la debida inscripción de las bases de datos personales están determinados por las calidades que ostente la entidad, pues las sociedades o entidades sin ánimo de lucro que tengan activos totales superiores a 610.000 Unidades de Valor Tributario (UVT) deberán efectuar la inscripción a más tardar el 30 de septiembre de 2018, las sociedades o entidades sin ánimo de lucro que tengan activos totales superiores a 100.000 e inferiores a 610.000 Unidades de Valor Tributario deberán efectuar las inscripción a más tardar el 30 de noviembre de 2018 y las personas jurídicas de naturaleza pública deberán efectuar la inscripción a más tardar el 31 de enero de 2019.

 

Finalmente, la Superintendencia de Industria y Comercio invita a los sujetos activos de la obligación del registro de bases de datos personales a que accedan a la información que la entidad suministra a través de su página web, donde dispone de un manual de instrucciones y videos tutoriales que ilustran como inscribir realizar el trámite.

 

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